Le dossier locataire : les pièces à réunir
Un dossier locataire complet tient en quatre catégories de pièces : une preuve d’identité, une preuve de domicile, une preuve de situation professionnelle, une preuve de ressources. Une seule pièce par catégorie suffit dans la plupart des cas. Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste précise, et rien en dehors de cette liste ne peut être exigé légalement. Savoir ce qui entre dans le dossier, et ce qui n’y entre pas, évite de courir après un document qu’on n’a pas, ou de le refuser à un propriétaire qui n’avait pas le droit de le demander.
Réunir les quatre catégories de pièces
Chaque catégorie accepte plusieurs options : le candidat choisit celle qu’il possède, il n’a pas à toutes les produire.
| Catégorie | Une pièce parmi | Ce que le bailleur ne peut en réclamer |
|---|---|---|
| Identité | carte nationale d’identité, passeport, permis de conduire, carte de séjour | qu’une seule, en cours de validité, avec photo |
| Domicile | trois dernières quittances de loyer, attestation du précédent bailleur, avis de taxe foncière, attestation d’hébergement | qu’une seule pièce |
| Situation professionnelle | contrat de travail, attestation employeur, extrait Kbis de moins de trois mois, carte d’étudiant | selon le statut, salarié, indépendant ou étudiant |
| Ressources | dernier avis d’imposition, trois derniers bulletins de salaire, justificatif de prestations sociales, deux derniers bilans comptables | plusieurs pièces admises, contrairement aux trois autres catégories |
Fournir plus de papiers n’accélère rien. Un dossier qui empile des relevés bancaires ou des attestations non demandées finit trié par le propriétaire, qui met de côté ce qui dépasse la liste et retient surtout la pièce exacte qu’il attendait dans chaque catégorie.
Pour la caution, les mêmes quatre catégories s’appliquent, avec un allègement sur le domicile : une seule facture d’énergie récente y suffit là où le candidat doit produire trois quittances de loyer ou une attestation.
Ce que le bailleur n’a pas le droit de demander
Dix-sept documents sont expressément interdits, et les réclamer expose à une amende : jusqu’à 3 000 euros pour un particulier, 15 000 pour une société. L’Institut national de la consommation en tient la liste, dont voici les demandes les plus fréquentes malgré l’interdiction :
- une photo d’identité, en dehors de celle qui figure déjà sur la carte ou le passeport ;
- un relevé d’identité bancaire ou un relevé de compte, quel qu’il soit ;
- une attestation de bonne tenue de compte bancaire, ou l’absence d’incident de paiement ;
- une autorisation de prélèvement automatique signée à l’avance ;
- la carte Vitale ou tout document lié à la sécurité sociale ;
- un jugement de divorce, en dehors du seul paragraphe qui fixe la pension ;
- un contrat de mariage ou une attestation de concubinage ;
- un extrait de casier judiciaire ;
- un chèque de réservation du logement avant la signature du bail ;
- une attestation du précédent bailleur certifiant que les loyers ont bien été payés, quand les quittances suffisent déjà à le prouver.
C’est là que la plupart des candidats perdent du temps : ils cherchent à obtenir un document que la loi leur interdit de fournir, au lieu de simplement refuser la demande. Ce refus est légal. Un candidat qui reçoit une liste incluant un RIB ou une attestation bancaire peut le signaler poliment en citant le décret, et proposer les pièces qui figurent réellement dessus. La majorité des agences et des particuliers corrigent leur demande sans discussion une fois la référence donnée. En cas de refus persistant, le recours passe par la commission départementale de conciliation ou par un signalement à la direction départementale de la protection des populations. Rien de tout cela ne retarde la recherche d’un autre logement en parallèle.
Cette limite fait partie des droits et obligations qui encadrent le bail dès la candidature, avant même la signature.
Vérifier que le dossier est complet
Un dossier est prêt quand, pour chacune des quatre catégories, une pièce valide est réunie et qu’aucun document de la liste interdite n’y figure. Quatre cases cochées, pas une seule de moins. Un dossier locataire trop maigre, une seule pièce de ressources quand les revenus viennent de deux sources, par exemple un salaire et une pension alimentaire, se complète en ajoutant un justificatif par source, toujours dans la même catégorie, plutôt qu’en produisant un document hors liste pour rassurer le propriétaire.
Ce tri fait, le dossier peut suivre son parcours normal de candidature. Il n’a plus besoin d’être retouché à chaque nouvelle visite. Seules les dates de fraîcheur des bulletins de salaire ou des quittances méritent d’être vérifiées avant chaque envoi.